052 - 245 11 28

Faciliteren strategische sessies managementteams?

Auteur: Loes Bon

Faciliteren: zelf doen of niet?

Als de directie beslist om een werkconferentie te organiseren met het senior-management, dan volgt ook de vraag wie deze voorbereidt en leidt. Doen we het zelf, of laten we het door een externe faciliteren? Extern laten faciliteren lijkt vaak een zwaar middel: ‘Dat moeten we toch zelf kunnen.’ Daarbij komt dat een directie 100% moet kunnen vertrouwen op een facilitator. Kan de directeur erop rekenen dat de facilitator inhoudelijk neutraal blijft? Het gaat erom een goed gesprek te voeren met collega’s en dan is er geen behoefte aan nog een extra partij.

Het is evident dat facilitators zeer behulpzaam kunnen zijn. Een directie moet wel competent genoeg zijn om zich door een facilitator bij te laten staan. Wanneer laat je een werkconferentie extern faciliteren en als je dat doet, hoe doe je dat op een goede manier?

Extern of intern faciliteren

Extern faciliteren moet helpen om resultaat te boeken op een bepaald vraagstuk naar tevredenheid van de deelnemers en de opdrachtgever, directie of management.  Uitgangspunt daarbij is dat alle deelnemers gelegenheid krijgen op een goede manier hun bijdrage te leveren. Alle kennis en ervaring van alle deelnemers samen, moeten leiden tot een goede én gedragen resultaat.

Veel organisaties beschikken tegenwoordig over interne facilitators

Als een directeur deze rol zelf kan vervullen is dat natuurlijk altijd het meest wenselijk. Veel organisaties beschikken tegenwoordig ook over medewerkers die als interne facilitator op kunnen treden, bijv. bij de afdeling HR, managers of speciaal daarvoor opgeleide medewerkers. Als het om een werkconferentie met senior-management gaat, is het de vraag of zij voldoende ervaring en permissie hebben om deze rol te vervullen.

Wanneer kiezen voor een onafhankelijke facilitator

Als een directie zelf inhoudelijk een bijdrage wil leveren aan een discussie, is het beter te kiezen voor een onafhankelijke facilitator. Hetzelfde geldt als er sprake is van gespannen persoonlijke verhoudingen of grote belangentegenstellingen, vooral als het een cruciaal vraagstuk is dat op de agenda staat. Een facilitator kan helpen om eerlijk in feedback te voorzien, de juiste vragen te stellen, machtspelletjes geen kans te geven en kan er vanwege de onafhankelijkheid zelf niet in meegetrokken te worden.

Voorafgaand aan de bijeenkomst

Vooraf formuleer je als opdrachtgever wat het resultaat van de bijeenkomst(-en) moet zijn. Vaak heeft het iets te maken met de strategie, structuur, cultuur of het leiderschap. Dan is het niet zo makkelijk de resultaten te formuleren en zal een facilitator helpen om daar zo concreet mogelijk in te zijn. Pas al dat goed helder is, zal de facilitator zich commiteren aan de resultaten en vervolgens meedenken over de aanpak. Iedere ervaren facilitator zal zorgvuldig zijn in de samenstelling van de groep. Wie zijn nodig om het resultaat te behalen? Wie maken deel uit van het senior-management? Zijn er interne deskundigen die niet mogen ontbreken, of van wie de informatie op wat voor manier dan ook beschikbaar moet zijn? Regelmatig spelen ook stafmedewerkers, uitvoerders of klanten en leveranciers in dit soort conferenties een belangrijke rol, misschien maar voor een klein deel van de bijeenkomst of alleen met input.

Een facilitator kan helpen om eerlijk in feedback te voorzien en machtspelletjes geen kans te geven

De facilitator zal een voorstel doen voor de aanpak, een aantal keuzen voorleggen en aangeven wat de argumenten zijn voor bepaalde keuzen die aan het voorstel ten grondslag liggen.

Tijdens de bijeenkomst

Tijdens de bijeenkomsten zorgt de facilitator voor een prettige en ontspannen manier van werken, professioneel, met respect voor elkaar en ieders inbreng en met een goede regie op het proces. De opdrachtgever en de deelnemers kunnen dan de regie nemen over de inhoud. Het lijkt me zeer onwaarschijnlijk dat de facilitator een powerpoint-show geeft, hooguit om de werkwijze toe te lichten. Als een introductie nodig is op de inhoud, is die voorbehouden aan de opdrachtgever. De facilitator heeft zich wel goed voorbereid op de inhoudelijke discussie, de geschiedenis ervan en de valkuilen, maar levert een ondersteunende bijdrage. De facilitator zorgt voor een goede balans in ratio en creativiteit, orde en ruimte, spanning en ontspanning.

Faciliteren heidag top

In het voorgesprek herken je de goede facilitator.

Meer dan een inhoudelijk resultaat

Een gedreven facilitator bereikt meer dan een goed inhoudelijk én gedragen resultaat. De werkwijze leidt ertoe dat deelnemers samen de verantwoordelijkheid nemen voor een vraagstuk. Na afloop van de sessie zijn ze niet alleen eigenaar van het vraagstuk, maar ook van de uitkomst. Vaak constateert men ook een versterking van de cohesie binnen het bedrijf. De facilitator geeft de groep een goede gezamenlijke ervaring mee, die perspectief biedt voor toekomstige vraagstukken. De gemeenschappelijke visie, taal, praktische spelregels en werkwijzen kopieert men vaak moeiteloos ook naar andere samenwerkingssituaties. Een goede ervaring met samenwerken leidt tot meer samenwerking. Dit is nog meer het geval als tijdens de sessie ook gelegenheid is voor reflectie op hoe de groep gewerkt heeft en feedback op elkaar.

Faciliteren voor managers

Veel managers nemen delen van de werkwijze van de facilitator mee naar hun eigen team. Ze ervaren dat het goed werkt als zij een minder inhoudelijke bijdrage leveren aan het gesprek, en stimuleren daarmee dat medewerkers meedenken, stimuleren daarmee de ontwikkeling van hun medewerkers. De rol van de integere, inhoudelijk afstandelijke rol van facilitator biedt medewerkers de gelegenheid verantwoordelijkheid te nemen, het debat met elkaar aan te gaan en tot betere samenwerking te komen.

Op zoek naar een ervaren facilitator deskundig in groepsdynamica op niveau?

Mail / bel 052 245 11 28 om meteen te verkennen of wij die facilitators voor je zijn