De directeur van een chemisch bedrijf heeft zorgvuldig een groep rond zich verzameld. Hij heeft goede mensen op productie, sales en IT. Alle MT-leden zijn meer dan gemiddeld goed op hun vakgebied. Maar de prestaties van het team vallen tegen: weinig samenwerking, oeverloze discussies en trage besluitvorming.
Eten helpt niet!
Eigenlijk is het helemaal geen team. De persoonlijke spanningen nemen toe en de gesprekken verlopen steeds stroever. De directeur vraagt zich af of het nog wel goed komt. Is het wel mogelijk om met deze mensen een team te vormen? En hoe dan? De etentjes die hij tot nu toe organiseerde, waren zeer geanimeerd, maar gaven geen structurele verbeteringen.
Succesfactoren
Teams met toppers zijn niet vanzelfsprekend topteams. Teams met toppers blijken bijvoorbeeld meer dan gemiddeld tijd te besteden aan discussie. Ieder teamlid beschikt nl. over sterke analytische vaardigheden. Als topper zijn ze ook gewend hun eigen lijn te volgen. Daarom wil ieder teamlid de anderen overtuigen van zijn gelijk.
Ieder team is een tijdelijk samenwerkingsverband. De teamleden hebben een eigen geschiedenis, karakter, deskundigheid maar ook ideeën over hoe dit team moet werken. Ieder team moet zich ontwikkelen, en ontwikkelen is investeren. Het gaat er niet om een vriendenkring te worden, maar om goed werkbare situaties te creëren. Een team dat niet investeert in ontwikkeling, verspilt veel energie aan interne processen/onderlinge strijd en rivaliteit.
De ontwikkeling van een team verloopt in fasen. Iedere fase heeft specifieke kenmerken en staat garant voor specifieke zorgen van teamleden. Voor elke fase zijn activiteiten ontworpen om een team op de meest efficiënte en effectieve manier naar de volgende fase te leiden. Bouw zo in een team aan goede relaties, vertrouwen, heldere procedures en werkwijzen en gemeenschappelijke beeldvorming. Alle fasen van oriëntatie tot prestatie zijn in ieder team zichtbaar. Slechts enkele teams slagen er zelfstandig in de fase van topprestaties te bereiken. In deze fase is er echt sprake van synergie, een hoge mate van flexibiliteit, een soepele communicatie en speelt het team in op de wensen van de omgeving.
Omdat teams vaak een cruciale rol spelen is veel onderzoek gedaan naar de succesfactoren. Belangrijke succesfactoren zijn:
- het proces;
- de samenstelling van het team;
- de werkwijzen van het team;
- de visie op de toekomst.
Een goed functionerend team heeft deze zaken op orde, kent de eigen kwetsbare factoren en werkt daar aan.
Ook de vaardigheden van individuele teamleden blijken van belang. Het begint met een behoorlijke dosis zelfinzicht. Het is pas mogelijk een goede bijdrage aan een team te leveren als de eigen projecties, voorkeuren en de effecten van het gedrag voor ieder teamlid persoonlijk duidelijk zijn. Vervolgens moet men natuurlijk beschikken over teamvaardigheden als: constructief oneens zijn, onderhandelen, procedures voor besluitvorming, discussie en probleemoplossing ontwerpen en volgen.
Een methodische aanpak
Onze ervaring is dat teams zich bijna altijd aanzienlijk kunnen verbeteren. Vaak denken teams en hun leiders dat ze al in de prestatie-fase zitten, zonder dat ze de eerdere fasen goed afgerond hebben. Zet dan eerst een klein stapje terug, om daarna met grote stappen vooruit te gaan.
De aandacht van teamleden is vaak gefixeerd op de manier waarop mensen zich tot elkaar verhouden. Maar relaties zijn slechts een onderdeel van alle factoren die van invloed zijn en bedenk dat ieder probleem uiteindelijk leidt tot een probleem tussen mensen. Focus daar niet teveel op. Regel is: waar je energie in stopt wordt groter! Focus dus op de resultaten en manage de interactie tussen teamleden zodat het werkbaar blijft.
Teamontwikkeling is een combinatie van de ontwikkeling van de fasen, de verbetering van alle succesfactoren met voldoende aandacht voor de individuele vaardigheden. Koppel altijd een inhoudelijk vraagstuk aan de teamontwikkeling, bijv. ‘Hoe verbeteren we de relatie met de klant?’ Start met een diagnose en maak een afspraak over het te behandelen vraagstuk. Ontwerp dan een programma met een combinatie van activiteiten. Werk in een veilige context aan het vraagstuk met behulp van ondersteunende werkvormen en fasegebonden activiteiten. Reflecteer zowel op het proces als op inhoudelijke resultaten en leer ervan. Het team maakt zo in korte tijd grote sprongen. Tegelijkertijd heeft men iets geleerd over het functioneren van teams en teamontwikkeling.