Faciliteren: zelf doen of niet?
Als de directie beslist om een werkconferentie te organiseren met het managementteam, dan volgt ook de vraag wie deze voorbereidt en leidt. Doen we het zelf, of laten we het door een externe faciliteren? Extern laten faciliteren lijkt vaak een zwaar middel: ‘Dat moeten we toch zelf kunnen.’ Daarbij komt dat een directie 100% moet kunnen vertrouwen op een facilitator. Kan de directeur erop rekenen dat deze inhoudelijk neutraal blijft? Het gaat erom een goed gesprek te voeren met collega’s en dan is er geen behoefte aan nog een extra partij.
Het is evident dat facilitators zeer behulpzaam kunnen zijn, maar dat vraagt wel wat van een directie. Wanneer laat je een werkconferentie extern faciliteren en als je dat doet, hoe doe je dat op een goede manier?
Extern of intern faciliteren
Extern faciliteren moet helpen om resultaat te boeken op een bepaald vraagstuk naar tevredenheid van de deelnemers en de opdrachtgever, directie of management. Uitgangspunt daarbij is dat alle deelnemers gelegenheid krijgen op een goede manier hun bijdrage te leveren. Alle kennis en ervaring van alle deelnemers samen, moeten leiden tot een goede én gedragen resultaat.
Veel organisaties beschikken over interne facilitators
Als een directeur deze rol zelf kan vervullen is dat natuurlijk altijd het meest wenselijk. Veel organisaties beschikken ook over medewerkers die als interne facilitator op kunnen treden. Zij zijn daartoe opgeleid, bijvoorbeeld op de afdeling HR, of managers of medewerkers. Als het om een werkconferentie met senior-management gaat, is het de vraag of zij voldoende ervaring en permissie hebben om deze rol te vervullen.
Wanneer kiezen voor een onafhankelijke facilitator
Als een directie zelf inhoudelijk een bijdrage wil leveren aan een discussie, kies dan voor een onafhankelijke facilitator. Hetzelfde geldt als er sprake is van gespannen persoonlijke verhoudingen of grote belangentegenstellingen, vooral als het een cruciaal organisatievraagstuk is dat op de agenda staat. Een facilitator kan helpen om eerlijk in feedback te voorzien, ervoor zorgen dat de juiste vragen aan de orde zijn en zal machtsspelletjes geen kans geven.
Voorafgaand aan de bijeenkomst
Vooraf formuleer je als opdrachtgever wat het resultaat van de bijeenkomst(-en) moet zijn. Vaak heeft het iets te maken met de strategie, structuur, cultuur of het leiderschap. Dan is het niet zo makkelijk de resultaten te formuleren en zal een facilitator helpen om daar zo concreet mogelijk in te zijn. Pas al dat goed helder is, zal de facilitator zich committeren aan de resultaten en vervolgens meedenken over de aanpak.
Iedere ervaren facilitator zal zorgvuldig zijn in de samenstelling van de groep. Wie zijn nodig om het resultaat te behalen? Wie maken deel uit van het senior-management? Zijn er interne deskundigen die niet mogen ontbreken?Wie moet vanwege bepaalde kennis en informatie zeker aanwezig zijn? Regelmatig spelen ook stafmedewerkers, uitvoerders of klanten en leveranciers in dit soort conferenties een belangrijke rol, misschien maar voor een klein deel van de bijeenkomst of alleen met input.
De facilitator zal een voorstel doen voor de aanpak, een aantal keuzen voorleggen en aangeven wat de argumenten zijn voor bepaalde keuzen die aan het voorstel ten grondslag liggen. In het voorgesprek en het voorstel herken je de deskundigheid.
Een facilitator geeft eerlijk feedback en machtsspelletjes geen kans
Tijdens de bijeenkomst
Tijdens de bijeenkomsten zorgt de facilitator voor een prettige en ontspannen manier van werken, professioneel, met respect voor elkaar en ieders inbreng. Deze externe onafhankelijke gespreksleider heeft de regie op het proces. De opdrachtgever en de deelnemers kunnen dan de regie nemen over de inhoud. Het lijkt me zeer onwaarschijnlijk dat de facilitator een power point-show geeft, hooguit om de werkwijze toe te lichten. Als een introductie nodig is op de inhoud, is die voorbehouden aan de opdrachtgever. De facilitator heeft zich wel goed voorbereid op de inhoudelijke discussie, de geschiedenis ervan en de valkuilen, maar levert een ondersteunende bijdrage. De facilitator zorgt voor een goede balans in ratio en creativiteit, orde en ruimte, spanning en ontspanning.
Kenmerken van een top facilitor
Een goede facilitator:
- Begrijpt in welke context het vraagstuk in het bedrijf speelt.
- Heeft kennis van change management, teamontwikkeling en organisatiekunde.
- Beschikt over een uitgebreid repertoire aan procedures en werkvormen om tot oplossingen te komen.
- Kan de groep dragen, zodanig dat de groep als vanzelf door het proces gaat.
- Stimuleert een goed debat, introduceert nieuwe invalshoeken, loopt niet weg voor problemen en focust op het resultaat.
Meer dan een inhoudelijk resultaat
Een gedreven facilitator bereikt meer dan een goed inhoudelijk én gedragen resultaat. De werkwijze leidt ertoe dat deelnemers samen de verantwoordelijkheid nemen voor een vraagstuk. Na afloop van de sessie zijn ze niet alleen eigenaar van het vraagstuk, maar ook van de uitkomst. Vaak constateert men ook een versterking van de cohesie binnen het bedrijf. De groep krijgt een goede gezamenlijke ervaring mee, die perspectief biedt voor toekomstige vraagstukken.
De gemeenschappelijke visie, taal, praktische spelregels en werkwijzen kopieert men vaak moeiteloos naar andere samenwerkingssituaties. Een goede ervaring met samenwerken leidt tot meer samenwerking. Dit is nog meer het geval als tijdens de sessie ook gelegenheid is voor reflectie op hoe de groep gewerkt heeft en feedback op elkaar.
Faciliteren voor managers
Veel managers nemen delen van de werkwijze van de facilitator mee naar hun eigen team. Ze ervaren dat het goed werkt als zij een minder inhoudelijke bijdrage leveren aan het gesprek. In de rol van facilitator stimuleren zij hun medewerkers mee te denken, en stimuleren daarmee de ontwikkeling van medewerkers. De integere, inhoudelijk afstandelijke rol van facilitator biedt medewerkers de gelegenheid verantwoordelijkheid te nemen, het debat met elkaar aan te gaan en tot betere samenwerking te komen.