Als de directie beslist om een werkconferentie te organiseren met het senior-management, dan volgt ook de vraag wie deze voorbereidt en leidt.
Een externe facilitator inhuren lijkt vaak een zwaar middel: ‘Dat moeten we toch zelf kunnen’. Daarbij komt dat een directie 100% moet kunnen vertrouwen op een facilitator. Kan de directeur erop rekenen dat de facilitator inhoudelijk neutraal blijft? Het gaat erom een goed gesprek te voeren met collega’s en dan is er geen behoefte aan nog een extra partij.
Het is evident dat facilitators zeer behulpzaam kunnen zijn. Een directie moet competent genoeg zijn om zich door een facilitator bij te laten staan. Ze moet goed weten wanneer ze een facilitator in kan schakelen en wat ze dan vraagt?
Alleen onder de juiste voorwaarden
Een facilitator is ervoor verantwoordelijk dat hij met de deelnemers resultaat boekt op een bepaald vraagstuk. Uitgangspunt daarbij is dat hij gebruik maakt van de kennis en ervaring van alle deelnemers. Alle kennis en ervaring samen moeten leiden tot een goede én gedragen oplossing.
Als een directeur deze rol zelf kan vervullen is dat natuurlijk altijd het meest wenselijk. Als hij zelf inhoudelijk een belangrijke bijdrage levert aan de discussie, kan hij het voorzitterschap beter aan een ander overlaten. Hetzelfde geldt als er sprake is van gespannen persoonlijke verhoudingen of grote belangentegenstellingen, terwijl er sprake is van een cruciaal vraagstuk. Het is een kunst om dan machtspelletjes geen kans te geven en er zelf niet in meegetrokken te worden. Soms zijn er intern facilitators beschikbaar. Deze moeten dan voldoende permissie en ervaring hebben om op het hoogste niveau te functioneren.
Senior-managers kunnen meestal goed werken met externe facilitators. Voor hen is het erg belangrijk dat ze resultaten boeken én de tijd zo productief mogelijk gebruiken. Ze willen op een ontspannen manier werken, maar wel professioneel: respectvol en met een goede regie op het proces, zodat ze zelf de regie hebben over de inhoud. Daarom geen powerpoint-show van een externe, maar een ondersteunende en kernachtige bijdrage. Senior-managers houden van puzzels en een goede werkvorm aanreiken is vaak voldoende. Ze rekenen erop dat de facilitator zijn huiswerk maakt, goed voorbereid is, goed luistert en zorgt voor een balans in spanning en ontspanning, in orde en vrijheid.
Een goede facilitator:
- begrijpt in welke context het vraagstuk in het bedrijf speelt;
- heeft kennis van change management, teamontwikkeling en organisatiekunde en beschikt over een uitgebreid repertoire aan procedures en werkvormen om tot oplossingen te komen;
- moet de groep kunnen dragen, zodanig dat de groep als vanzelf door het proces gaat;
- stimuleert een goed debat, introduceert nieuwe invalshoeken, loopt niet weg voor problemen en focust op het resultaat;
- zorgt voor een veilig klimaat, een optimale groepsdynamiek en maakt het aantrekkelijk om mee te doen.
In het voorgesprek herkent u de goede facilitator.
Meer dan een inhoudelijk resultaat
Een goede facilitator bereikt meer dan een goed inhoudelijk én gedragen resultaat. De werkwijze leidt ertoe dat deelnemers samen de verantwoordelijkheid nemen voor een vraagstuk. Na afloop van de sessie zijn ze niet alleen eigenaar van het vraagstuk, maar ook van de uitkomst. Vaak constateert men ook een versterking van de cohesie binnen het bedrijf. De facilitator geeft de groep een goede gezamenlijke ervaring mee, die perspectief biedt voor toekomstige vraagstukken. De gemeenschappelijke visie, taal, praktische spelregels en werkwijzen kopieert men vaak moeiteloos ook naar andere samenwerkingssituaties. Een goede ervaring met samenwerken leidt tot meer samenwerking. Dit is nog meer het geval als tijdens de sessie ook gelegenheid is voor reflectie op hoe de groep gewerkt heeft en feedback op elkaar.
Veel managers nemen delen van de werkwijze van de facilitator mee naar hun eigen team. Ze ervaren dat het goed werkt als zij een minder inhoudelijke bijdrage leveren aan het gesprek, en stimuleren daarmee de ontwikkeling van hun medewerkers. De rol van de integere, inhoudelijk afstandelijke rol van facilitator biedt hun medewerkers de gelegenheid verantwoordelijkheid te nemen, het debat met elkaar aan te gaan en de samenwerking te bevorderen.