Vergaderingen zijn noodzakelijk, daar lijkt iedereen het over eens te zijn. Voor de meer strategische vraagstukken en voor de realisatie van organisatie veranderingen is alleen vergaderen ontoereikend.
Een vergadering biedt onvoldoende tijd en een onvoldoende creatieve setting om daadwerkelijk voortgang te boeken. Daarbij komt dat het vergadercircuit niet voldoet om de belangrijke nieuwe waarden, werkwijzen en focus door te vertalen naar andere niveaus in de organisatie. De werkconferentie biedt uitkomst: met het topmanagement en de belangrijkste sleutelfiguren uit de organisatie op de hei voor een meerdaagse bijeenkomst.
Daar schrikken vele directies toch van terug. Het is een behoorlijke investering in tijd en energie. En hoe groot is de garantie dat er werkelijk iets uit komt? Als we een extra lange managementteamvergadering inlassen, dan moeten we er toch ook uitkomen?!
Alleen voor echt belangrijke vraagstukken
Ieder bedrijf heeft wel een paar vraagstukken die hangen. Er zijn goede mensen mee aan het werk, maar toch mist het vertrouwen dat het werkelijk iets op gaat leveren. Dit zijn vaak onderwerpen die de medewerking vragen van een groot deel van de organisatie. Ze rechtvaardigen een andere aanpak dan de gebruikelijke verbeterplannen en uitvoeringszaken die in een managementteam aan de orde zijn. De medewerking verkrijgen is vaak moeilijker dan een goede oplossing verzinnen.
Informele sfeer & strakke structuur
Een werkconferentie biedt de mogelijkheid een grotere groep medewerkers uit te nodigen dan in een normale vergadersetting. Het resultaat van twee of drie dagen werken is tevoren bepaald en daar wordt binnen een strakke structuur aan gewerkt. De sfeer daarentegen is meestal informeel. Een zorgvuldige selectie van deelnemers zorgt ervoor dat alle belangrijke, betrokken en deskundige medewerkers van het bedrijf een bijdrage leveren. Ook klanten en leveranciers zijn wel uitgenodigd als deelnemer. Het resultaat kan zijn: een visie, een standpunt, een oplossing, een aanpak, een aantal alternatieven of een actieplan. Facilitators zorgen voor een programma en loodsen de groep in de richting van het resultaat. Het programma hangt sterk af van het doel, maar ook van het aantal deelnemers. Zo kan het aantal deelnemers variëren van 10 tot ongeveer 150 deelnemers.
Tijdens de werkconferentie bekijken de deelnemers het onderwerp vanuit de verschillende onderdelen van de organisatie. De verschillen in inzichten en standpunten vormen het basismateriaal voor de werkconferentie. Neem ze serieus en vergroot ze tot ze voor iedereen goed zichtbaar zijn, zodat iedereen er werkelijk mee kan werken en ervan kan leren. Hoewel vaak wat onwennig is het echt nodig de verschillen te benadrukken om te komen tot synergie en een gedragen oplossing.
Een aparte rol voor de directie
Officieel neemt men tijdens de werkconferentie geen besluiten. Dat doet het managementteam of de directie. Een directeur heeft een andere verantwoordelijkheid dan de andere deelnemers, en dat moet tijdens de werkconferentie duidelijk zichtbaar zijn. Het programma versterkt de directie in haar positie. En dat begint al tijdens de voorbereidingen. De directie bepaalt het resultaat van de werkconferentie en stelt de randvoorwaarden. Zij kan besluiten om zowel een vraagstuk als een voorstel voor te leggen om aan te werken. Het is belangrijk om goed helder te krijgen wat een directie wel en vooral ook niet wil, daar de deelnemers vooraf over te informeren en er het programma op af te stemmen.
Patronen doorbreken
Een werkconferentie gaat over het behalen van concrete resultaten. Maar er gebeurt veel meer. Mensen leren individueel over het bedrijf. Wat is de stand van zaken? Wat zijn de belangrijke ontwikkelingen? Wat is de toekomstvisie? Door de gesprekken en informatie krijgen ze een completer beeld van het bedrijf en ook een beter beeld van elkaar. Onjuiste vooronderstellingen en aannamen verdwijnen door goede informatie. De kans is ook groot dat hardnekkige vooroordelen afzwakken of zelfs oplossen als mensen op een constructieve manier met elkaar werken.
Deelnemers leren hoe een dialoog te voeren met de attitude die daarbij hoort. De werkconferentie doorbreekt de vast patronen van vergaderen en van de ‘eilanden’ in de organisatie. Natuurlijk verandert een organisatie na één werkconferentie niet automatisch in een super-soepel-samenwerkend geheel. De praktijk wijst wel uit dat regelmatige werkconferenties de samenwerking tussen individuen en afdelingen aanzienlijk verbeteren.
Werkconferenties zijn een belangrijk middel bij veranderingstrajecten. Ze kunnen een traject versnellen, doorbraken realiseren, zorgen voor bestendiging en helpen bij de evaluatie. Werkconferenties kunnen helpen bij veranderingen. Het management weet zelf wel wat ze vraagt van medewerkers, maar kan medewerkers niet programmeren en motiveren. Mensen motiveren zichzelf en het management kan hen daarbij helpen door hen tijd en gelegenheid te geven om de verandering te begrijpen, te doorleven en er zelf een vorm voor te vinden. Een werkconferentie is een uitstekend middel voor de vraagstukken die een organisatie over de volle breedte raken. Met programma’s voor grote groepen kunt u in een korte tijd bijzondere resultaten boeken.
Het type vraagstukken en de betrokkenheid van medewerkers, die niet regelmatig met elkaar om de tafel zitten, vraagt om een investering van een paar dagen. Het is een proces dat tijd kost. De gegevens zijn vaak op meerdere manieren te interpreteren en het gaat meestal niet over eenvoudige lineaire processen. Het lijkt soms een grote pot waar alle gegevens in gaan. De deelnemers roeren in de pot, doorleven wat er gebeurt en op hen afkomt, integreren de informatie en komen langzaam maar zeker tot ideeën en beelden. De tijd is nodig om de collectieve intuïtie te laten werken.